Ruszył kolejny etap wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. W pierwszym, trwającym od 1 lutego, objął on największe podmioty, od 1 kwietnia do systemu powinny wejść kolejne firmy, a od przyszłego roku - już wszyscy przedsiębiorcy. Czy KSeF to narzędzie, które usprawni sferę rozliczeń podatkowych? Czy system poradzi sobie z... "tsunami faktur"?
Czym jest KseF? Jest to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur. Od 2026 r. system stał się obowiązkowy, zastępując faktury papierowe i PDF, co ma na celu cyfryzację obiegu dokumentów, szybsze zwroty VAT i eliminację błędów. Jak to działa? Faktura jest wystawiana w programie księgowym, wysyłana do KSeF, tam otrzymuje numer identyfikacyjny i dopiero wtedy jest uznawana za dostarczoną do kontrahenta.
W pierwszym etapie, trwającym od 1 lutego, system objął największe podmioty, a od środy, 1 kwietnia, do systemu powinny wejść firmy o obrotach większych niż 10 tys. zł miesięcznie. Od 2027 r. system obejmie wszystkie podmioty.
KSeF, system, który trzeba będzie udoskonalać
Jak eksperci oceniają pierwsze miesiące funkcjonowania systemu?
- Ambiwalentnie. System póki co działa, pomimo obaw, a czasem wręcz zbiorowej histerii, wieszczącej wielopoziomową katastrofę. Ale przepisy i sposób interpretacji wielu przepisów przez Ministerstwo Finansów są często niezrozumiałe i zwyczajnie złe. Do końca roku nie ma sankcji za niektóre naruszenia KSeF, więc i podatnicy często wystawiają faktury w sposób frywolny, na kilka sposobów naraz. Mamy więc chaos i kilka równoległych obiegów dokumentów. Do tego nagle na KSeF zna się każdy, a nie każdy ma do tego merytoryczne przygotowanie, co ten chaos pogłębia. Dlatego KSeF nie stał się moją pasją. Miewałem spokojniejsze miesiące kariery zawodowej - twierdzi Wojciech Kieszkowski, partner, doradca podatkowy SOLVEO.- Jeżeli chodzi o pierwsze miesiące funkcjonowania systemu, oceniam je jako okres intensywnej adaptacji zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i administracji. Widzę duże wyzwania techniczne i organizacyjne, ale jednocześnie zauważam bardzo duży potencjał systemu do uproszczenia obiegu dokumentów, automatyzacji procesów księgowych oraz ograniczenia błędów. Uważam, że kluczowe będzie dalsze doskonalenie systemu oraz uwzględnianie uwag zgłaszanych przez użytkowników - mówi Żaneta Hejne, prezes zarządu Kancelarii Usług Księgowych Hejne S.K.
Jak powiedział
Marcin Łoboda, wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej, już ponad 306 tys. podmiotów wystawiło w KSeF
blisko 61,5 mln faktur. Ministerstwo wystawiło przedsiębiorcom prawie 1,3 mln certyfikatów w KSeF, a blisko połowa podmiotów objętych docelowo działaniem systemu już z niego korzysta. Resort wciąż udoskonala system KSeF. Pierwsze usprawnienia w Aplikacji Podatnika będą dostępne już od 1 kwietnia.
Przybywa zgłoszeń o awariach
Jednym z zarzutów, jakie podnoszą przedsiębiorcy, jest awaryjność systemu. Sprawdzianem jest właśnie 1 kwietnia, kiedy do systemu wejdą mniejsze firmy. Czy system wytrzyma obciążenia? Czy tzw. tsunami faktur doprowadzi do przerw w działaniu i uniemożliwi firmom terminowe wystawianie faktur?
- Ministerstwo Finansów twierdzi, że wytrzyma nie tylko KSeF, ale i profil zaufany, który w lutym zaliczył przecież poważny falstart dokładnie w czasie, gdy przedstawiciele Ministerstwa Finansów prowadzili entuzjastyczny briefing prasowy. Obawy przedsiębiorców są w pełni zrozumiałe, gdy uwzględnimy, z iloma problemami technicznymi system borykał się nie tylko od lutego, ale i wcześniej w fazie testowej czy przedprodukcyjnej. Ja w tych rozmyślaniach jestem gdzieś pośrodku, nie sądzę, że KSeF "padnie" i "nie będzie niczego". Ale perturbacje techniczne będą na pewno. Oswajajmy się z trybem "awaria", której nota bene jeszcze nie było - ocenia Wojciech Kieszkowski.
I faktycznie od rana w sieci przybywa zgłoszeń o awariach i problemach technicznych.
- Uważam, że obawy są w pewnym stopniu uzasadnione, szczególnie w początkowej fazie jego funkcjonowania. Musimy jednak pamiętać, że każde rozwiązanie informatyczne o tak dużej skali wymaga odpowiedniego przygotowania infrastruktury oraz przeprowadzenia testów obciążeniowych. W mojej ocenie kluczowe jest zapewnienie stabilności działania systemu, a także wdrożenie procedur awaryjnych, które umożliwią przedsiębiorcom wystawianie faktur w sytuacjach przestojów. Istotne znaczenie ma również transparentna komunikacja ze strony administracji publicznej, która wpływa na budowanie zaufania i mam nadzieję, że taka komunikacja się pojawi - dodaje Żaneta Hejne. System może zmniejszyć liczbę kontroli, na pewno je usprawni
KSeF to jedynie platforma transmisyjna, więc nie weryfikuje treści merytorycznej faktury (np. stawek VAT), a jedynie jej strukturę, więc za błędne dane odpowiada przedsiębiorca. Czy system ułatwi organom podatkowym działania, czy odwrotnie - zwiększy liczbę kontroli?
- Jeśli chodzi o potencjalny wpływ KSeF na działania organów podatkowych, uważam, że system ten niewątpliwie zwiększa dostęp administracji do danych w czasie rzeczywistym. Może to rzeczywiście skutkować większą liczbą analiz oraz potencjalnych kontroli, jednak nie musi automatycznie oznaczać nadinterpretacji działań podatników. W mojej opinii wiele zależy od praktyki stosowania przepisów oraz podejścia organów. KSeF może zarówno usprawnić procesy kontrolne, jak i ograniczyć nieprawidłowości poprzez zwiększenie transparentności rozliczeń - mówi Żaneta Hejne. - KSeF raczej zmniejszy liczbę kontroli, bo organom będzie łatwiej ustawić swoje celowniki. Taka jest tendencja po wprowadzaniu kolejnych rozwiązań cyfrowych wspierających administrację skarbową. Ale uwaga! Dostęp do faktur z KSeF będą miały także inne organy. Niektóre (np. UOKIK) nawet bez składania odpowiednich wniosków. KSeF wychodzi więc znacząco poza sferę podatków - i to w tym zakresie można sięgnąć do lektury Orwella - ostrzega Wojciech Kieszkowski.
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
Wideo
