Czy można przelewać pieniądze z konta firmowego na prywatne?

Założenie konta firmowego do transakcji związanych wyłącznie z działalnością przedsiębiorstwa w większości przypadków stanowi obowiązek. Wielu przedsiębiorców, których ta powinność nie dotyczy, decyduje się jednak na osobne konto firmowe z powodów czysto praktycznych. Czy przelewy z konta firmowego na prywatne są zgodne z prawem? Wszystko zależy od formy prowadzonej działalności gospodarczej.

Konto firmowe - sposób na rozdzielenie kapitału prywatnego i zakładowego

Prowadzenie konta firmowego to świetny sposób na rozdzielenie prywatnych środków od kapitału firmy. Za sprawą konta firmowego innego niż konto osobiste przedsiębiorca ma jasny wgląd w transakcje związane z przedsiębiorstwem. Dzięki temu łatwiej mu o utrzymanie klarowności i porządku w dokumentacji firmowej.

Prowadzenie konta firmowego jest więc bardzo dobrą decyzją z perspektywy jego użyteczności i funkcjonalności. Osobny rachunek to sposób na utrzymanie jasnej granicy pomiędzy wydatkami i przychodami przedsiębiorstwa oraz transakcjami prywatnymi.

Aby wybrać najkorzystniejszą opcję konta firmowego, warto zapoznać się z aktualnymi ofertami banków. Można je znaleźć, przeglądając serwis zgarnijpremie.pl, który udostępnia swoim użytkownikom również czytelny ranking kont firmowych.

Pozwala on porównać oferty takich banków, jak Alior, Millennium, Santander, Bank Pekao, PKO BP czy Crédit Agricole. Podczas tworzenia rankingu pod uwagę brane są m.in. koszty założenia konta, koszty wypłat i przelewów czy wszelkie udostępniane przez bank promocje dodatkowe.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania konta firmowego?

Według prawa w Polsce obowiązek prowadzenia osobnego konta bankowego, które jest poświęcone wyłącznie transakcjom związanym z firmą, mają wszystkie spółki z majątkiem przypisanym całemu przedsiębiorstwu. Są to więc m.in. spółki jawne, cywilne, komandytowe, z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjne.

Obowiązku posiadania osobnego konta firmowego nie mają natomiast przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Wynika to z faktu, że za zobowiązania związane z prowadzeniem firmy odpowiadają oni całym swoim majątkiem. Wobec tego w przypadku problemów z uzyskaniem przychodów przedsiębiorca pokrywa koszty działalności firmy z własnego rachunku.

Mimo to również oni najczęściej decydują się na prowadzenie konta firmowego, ponieważ jest to dla nich wygodne rozwiązanie. Ponadto regulaminy niektórych banków zabraniają wykorzystywania rachunku ROR do wykonywania transakcji związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Warto również podkreślić, że prywatne konto wykorzystywane w celach firmowych należy zarejestrować w wykazie podatników VAT. Oznacza to, że w przypadku konieczności jego weryfikacji wgląd do konta mają Urząd Skarbowy i ZUS.

Konto firmowe a przelewy na rachunek osobisty

Z przepisów wynika, że przedsiębiorcy prowadzący w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą mogą wykonywać przelewy z konta firmowego na osobiste (i odwrotnie) i jest to zgodne z obowiązującym prawem. Z kolei w przypadku innych form prawnych, czyli w spółkach jawnych, cywilnych czy komandytowych, takie działanie jest niedopuszczalne.

Mimo że dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność wykonywanie przelewów z konta firmowego na rachunek ROR jest legalne, takie rozwiązanie może być również bardzo niepraktyczne.

Wynika to z mieszania się transakcji prywatnych i firmowych, co znacznie utrudnia kontrolowanie budżetu. Co więcej, w momencie kontroli Urzędu Skarbowego decyzja ta prowadzi do ujawnienia również prywatnych wydatków.

Ponadto niebagatelne znaczenie ma wówczas wyraźne oddzielenie wydatków firmowych i osobistych. Nie można podpinać własnych wydatków pod koszty związane z działalnością przedsiębiorstwa.

Jak udokumentować przelewy z rachunku firmowego na prywatne potrzeby?

Wykonanie przelewu z konta firmowego na prywatne jest równoznaczne z koniecznością uzasadnienia tych transakcji w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego. Mowa tu oczywiście o jednoosobowej działalności gospodarczej, ponieważ wówczas takie praktyki są zgodne z prawem.

W związku z tym warto zadbać o jasny i rzeczowy tytuł takiego przelewu, aby później nie mieć problemu z określeniem jego przeznaczenia oraz prawidłowym zaksięgowaniem kosztów przedsiębiorstwa. W przeciwnym razie czynność ta może wiązać się z karami ze strony urzędu skarbowego.

Konto firmowe - co robić w przypadku pomyłki?

Zdarza się, że posiadacz konta firmowego omyłkowo skorzysta z przypisanej do niego karty w celu zrobienia prywatnych zakupów albo wykona przelew pokrywający prywatne wydatki.
W sytuacji gdy jest to konto firmowe przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, ta pomyłka w zasadzie nie jest żadnym problemem. Należy pamiętać jedynie o prawidłowym zaksięgowaniu tego wydatku.

Jednak gdy sytuacja zdarzy się posiadaczowi konta firmowego przypisanego do innej formy działalności gospodarczej, np. spółki jawnej czy cywilnej, najlepiej jak najszybciej podjąć odpowiednie działania. W przeciwnym razie Urząd Skarbowy nałoży na daną osobę kary.

Wówczas najlepiej jak najszybciej zwrócić kwotę transakcji prywatnej, a następnie zaksięgować ją jako pożyczkę udzielaną danej osobie przez spółkę, której dotyczy konto firmowe.

Jednoosobowa działalność gospodarcza - dlaczego warto posiadać konto firmowe?

Reasumując, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej obowiązkiem jest posiadanie konta do wykonywania rozliczeń z Urzędem Skarbowym czy ZUS-em. Nie musi to być jednak osobne konto firmowe.

Mimo braku takiego wymogu warto zdecydować się na rozdzielenie prywatnych wydatków od tych związanych z pracą. Wiąże się to zarówno z większym porządkiem w finansach, jak i komfortem psychicznym.

Zazwyczaj prowadzenie konta firmowego wiąże się z większymi opłatami niż w przypadku standardowego rachunku ROR. Dobrą wiadomością dla przedsiębiorców jest natomiast fakt, że można je wliczyć w koszty własne prowadzenia firmy.

Co więcej, posiadanie konta firmowego komunikuje otoczeniu przedsiębiorstwa, w tym klientom i kontrahentom, że mają do czynienia z profesjonalistą.