Elektronika to element, bez którego obsługa mieszkańców w budynkach magistratów w Gdańsku i Gdyni byłaby mniej sprawna. A że o szybkość i zadowolenie petentów przede wszystkim w tym przypadku chodzi, urzędnicy starają się działające systemy modernizować lub - jak Sopot - stworzyć nowy.
bardzo dobrze, szybko, sprawnie i bezproblemowo
28%
dobrze, najważniejsze, że nie ma kłopotów z prostymi sprawami
29%
mogło być lepiej, czasem widać brak organizacji
24%
źle, natrafiam na same przeszkody, gdy próbuję coś załatwić
19%
Przykładem z ostatnich dni jest Gdynia, gdzie działa nowy system kolejkowy, który zastąpił poprzedni, działający w budynku Urzędu Miasta od 1999 roku. Jak przekonują pracownicy magistratu, przez 16 lat zdążył się zużyć, stąd decyzja, by zastąpić go nowym.
Nowe monitory i komunikaty- Serwisowanie sprzętu stało się bardzo kosztowne, a w przypadku niektórych awarii wręcz niemożliwe, bo na rynku nie ma już części do tak wiekowych urządzeń. Do tego dodać trzeba brak możliwości dodawania nowych opcji. To wszystko złożyło się na decyzję, by zamontować nowy - wyjaśnia Sebastian Drausal, rzecznik prasowy Urzędu Miasta w Gdyni. Do tej pory mieszkańcy używali dwóch urządzeń, z których brali kwitki. Od nowego roku 35 stanowisk jest obsługiwanych za pomocą jednego automatu biletowego, co ma stworzyć szansę na zamianę funkcji poszczególnych stanowisk, w momencie gdy w jakiejś sprawie utworzyła się kolejka. W sali obsługi mieszkańców zawisły nowe wyświetlacze LCD.
Czytaj też: Gdyńscy urzędnicy krępują się petentów?- System ma przejrzystą organizację spraw, takich jak składanie wniosków o prawo jazdy i odbiór dokumentów. Podobnie jest w przypadku dowodów osobistych. Duże ekrany ułatwiają sprawne i czytelne odnajdywanie poszczególnych okienek. Z kolei pracownicy mają rozbudowane funkcje przywoławcze - mówi Marzenna Umławska, naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich UM Gdyni.Wdrożone rozwiązania kosztowały 92 tys. zł.
W Gdańsku podgląd także z domuBez rozwiązania, nazywanego potocznie systemem kolejkowym, nie dałoby się wydajnie pracować także w Urzędzie Miejskim w Gdańsku. W gdańskim magistracie funkcjonuje już ono od kilkunastu lat. Jesienią 2012 roku system ten uruchomiony został także w Urzędzie Stanu Cywilnego, a w grudniu 2014 roku wyposażony został w układ głosowego przywołania.
Korzyści płynące z jego funkcjonowania są podobne jak w Gdyni.
- System umożliwia obserwację i nadzór wszystkich punktów kolejkowych w jednym miejscu. Dzięki temu możemy podejmować decyzje poprawiające wydajność i efektywność, co przekłada się na poziom zadowolenia klientów magistratu. Istotna jest również możliwość obserwacji tempa obsługi na każdym stanowisku - mówi Izabela Dulkiewicz, dyrektor Wydziału Obsługi Mieszkańców.W ostatnich miesiącach został uzupełniony o możliwość podglądu sytuacji w urzędzie przez internet. Dotyczy to Urzędu Stanu Cywilnego praz zespołów obsługi mieszkańców, gdzie osoby zgłaszają się w sprawach meldunków, dowodów osobistych, praw jazdy, rejestracji pojazdów czy działalności gospodarczej. Aktualizacja odbywa się w czasie rzeczywistym.
- Ułatwia mieszkańcom decyzję o tym, czy wybrać się do urzędu, czy zarezerwować wizytę drogą internetową, albo pójść do innej filii - przekonuje Dulkiewicz.Sytuację kolejkową w urzędzie można sprawdzić, wchodząc w zakładkę na
stronie Gdańska.Sopot dopiero po remoncieW Sopocie osobnego systemu do obsługi mieszkańców nie ma, bo też nie ma sali, gdzie petenci mogliby być obsługiwani. Pojawi się po planowanym remoncie sopockiego magistratu, który prawdopodobnie rozpocznie się w przyszłym roku.
Portal trojmiasto.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. 
